I. Informace o zpracování osobních údajů
Kdo je správcem Vámi předaných osobních údajů?
Správcem osobních údajů je společnost Hyundai Motor Manufacturing Czech, s.r.o., se sídlem Průmyslová zóna Nošovice, Hyundai 700/1, 739 51 Nižní Lhoty, IČO 27773035, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, sp. zn. C 41484 (dále jen „HMMC“).
Jaký je účel zpracování osobních údajů?
HMMC každoročně prostřednictvím svého grantového programu finančně přispívá na projekty zaměřené na děti, handicapované, kulturu a sport (např. podpora mladých talentů, obohacení volnočasových aktivit, vylepšení veřejných prostor). HMMC za tímto účelem přijímá od osob realizujících projekty žádosti o příspěvek z grantového programu (dále jen „Žádost“). Žádosti jsou následně hodnoceny a HMMC dle vlastního uvážení rozhoduje, které projekty finančně podpoří.
Konkrétními účely zpracování osobních údajů jsou:
- příjem a posuzování Žádostí a rozhodování o tom, zda bude projekt podpořen, včetně komunikace mezi HMMC a Vámi (dále jen „Posouzení žádosti“),
- PR účely, zejm. publikování informací o podpořených projektech, a to na webových stránkách HMMC, v tištěných a elektronických médiích a zpravodajích, na sociálních sítích, v TV apod. (dále jen „PR účely“)
Jaké osobní údaje budeme zpracovávat?
Rozsah zpracování osobních údajů pro účely:
- Posouzení žádosti odpovídá osobním údajům Vámi uvedeným ve formuláři Žádosti. Jedná se tak zejména o identifikační, adresní a kontaktní údaje o žadateli, kontaktní údaje na zodpovědnou osobu žadatele, údaje o bankovním spojení žadatele, údaje o v minulosti získaných příspěvcích z grantového programu HMMC, údaje o projektu, na který je příspěvek žádán vč. požadované výše příspěku a dalších zdrojích financování projektu, údaje o do projektu zapojených zaměstnancích HMMC (v rozsahu jména, příjmení, ID a popisu zapojení) a údaje o vyhodnocení Žádosti.
- PR odpovídá identifikačním údajům žadatele, údajům o projektu a výši poskytnutého finančního příspěvku.
Jak dlouho budou u nás osobní údaje uloženy?
Osobní údaje budou uchovány a zpracovávány až do uplynutí 4 let od rozhodnutí o tom, zda bude projekt podpořen, což odpovídá době nezbytné pro vypořádání případných vzájemných práv a povinností souvisejících s podanou Žádostí, budou-li některou ze stran uplatněny. Po uplynutí této doby budou osobní údaje zlikvidovány (případně anonymizovány), pokud pro takové uchovávání nebudou existovat zákonné důvody.
Jste povinni nám údaje poskytnout?
Podání Žádosti, tedy i poskytnutí osobních údajů v rámci formuláře Žádosti, je dobrovolné.
Jakmile však Žádost podáte, není zpracování osobních údajů pro účely Posouzení žádostizaloženo na souhlasu subjektu údajů, ale na existenci oprávněného zájmu HMMC, kterým je posouzení a rozhodování o Žádostech tak, aby vynaloženými prostředky bylo co nejlépe dosaženo účelu grantového programu.
Stejně tak je v oprávněném zájmu HMMC užití osobních údajů pro PR účely. Jednou z nejvyšších priorit a zároveň závazkem HMMC je společenská odpovědnost. Za tím účelem, stejně jako za účelem budování dobrých vztahů s veřejností, HMMC mimo jiné každoročně vyhlašuje grantový program. Aby HMMC řádně plnila svůj závazek a budovala dobré vztahy s veřejností, nepostačuje některé z projektů finančně podpořit, ale je obecně žádoucí a v oprávněném zájmu HMMC, aby se o projektech dozvěděla širší veřejnost.
Dochází k plně automatizovanému rozhodování?
Naše společnost zpracovává osobní údaje manuálně i automatizovaně prostřednictvím prostředků výpočetní techniky. Při automatizovaném zpracování osobních údajů ale nepoužíváme automatizované rozhodování, které by mohlo mít dopad na práva subjetů údajů.
Jsou námi zpracovávané osobní údaje v bezpečí?
Ochrana osobních údajů je v naší společnosti organizačně a technicky zabezpečena v souladu s příslušnými právními předpisy. Srovnatelnou úroveň zabezpečení osobních údajů vyžadujeme i od všech našich zpracovatelů osobních údajů.
Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou i elektronickou kontrolou. HMMC disponuje moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.
Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.
HMMC předá osobní údaje pouze orgánům dohledu a dalším státním orgánům, pokud je tato povinnost stanovena zákonem, nebo pokud to bude v souladu s oprávněnými zájmy HMMC.
Jaká máte práva?
V souladu s příslušnými právními předpisy, zejm. články 15 až 21 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů, (dále jen „GDPR“) můžete uplatnit svá dále uvedená práva subjektu údajů.
Máte právo na přístup k údajům, které o vás zpracováváme, právo na přenositelnost vybraných údajů a právo požadovat opravu nepřesných či neúplných údajů.
Máte právo vznést námitku proti zpracování svých údajů v souladu s článkem 21 GDPR.
Máte právo podat stížnost přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
Máte právo na výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování.
II. Prohlášení v souvislosti se zpracováním osobních údajů a pořizováním fotodokumentace projektu
Jako žadatel o příspěvek z grantového programu prohlašuji, že:
- jsem oprávněn předat HMMC osobní údaje třetích osob uvedené v Žádosti a od třetích osob jsem si obstaral souhlas s předáním osobních údajů, je-li potřebný,
- jsem vůči těmto třetím osobám v souvislosti s předáním jejich osobních údajů HMMC splnil veškeré své povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy, zejména že jsem vůči těmto třetím osobám splnil informační povinnost ve smylu článků 13 a 14 GDPR a že jsem je informoval o podmínkách zpracování osobních údajů dle této informace,
- souhlasím s pořízením fotodokumentace projektu ze strany HMMC a s jejím šířením a zveřejňováním zejm. na webových stránkách HMMC, v tištěných a elektronických médiích a zpravodajích, na sociálních sítích, v TV apod., a že jsem osoby podílející se na projektu seznámil s pořizováním fotodokumentace a způsoby jejího použití.